Dados da vaga Secretária / Recepcionista em PR

Destaques importantes

1. Área e especialização profissional: Administração - Recepção
2. Nível hierárquico: Auxiliar
3. Local de trabalho: Curitiba, PR
4. Regime de contratação de tipo Efetivo – CLT
5. Jornada Período Integral
6. Modelo de Trabalho: Presencial
7. Atendimento e Relacionamento com Cliente
8. Recepcionar clientes presencialmente com postura e cordialidade. realizar atendimento multicanal (telefone, WhatsApp Business e e-mail) com agilidade e comunicação clara; filtrar, direcionar e registrar ligações e recados com precisão; realizar acompanhamento ativo de clientes em aguardo ou retorno pendente;
9. 2. Gestão Administrativa
10. Controlar a agenda de todo o time jurídico, incluindo agendamentos, cancelamentos e confirmações; cadastrar, atualizar e manter a base de clientes no sistema jurídico interno; alimentar sistemas e CRMs com informações precisas e dentro dos prazos; organizar, confeccionar, enviar, controlar e acompanhar contratos, procurações e documentos em geral; elaborar documentos, ofícios, telegramas e comunicações simples com linguagem formal adequada; apoiar a organização de reuniões internas (pauta, material, sala, convites); emitir relatórios diários de atividades; realizar contato com órgãos públicos, cartórios e demais instâncias; apoiar no controle de prazos administrativos e follow-up de pendências.
11. 3. Gestão de Arquivos e Documentos
12. Organizar, digitalizar, nomear e arquivar documentos físicos e digitais de forma padronizada; gerenciar o envio e rastreamento de correspondências e materiais via Correios; manter os arquivos físicos e digitais sempre atualizados, organizados e de fácil localização;
13. 4. Apoio Operacional do Escritório
14. Preparar e servir café, chá e água para clientes e equipe; organizar salas de reunião antes e após cada uso (limpeza, materiais, água, equipamentos); zelar pela organização e apresentação das áreas comuns, recepção e mesas de trabalho; controlar o estoque de materiais e suprimentos de escritório; realizar compras em mercado, e papelaria quando necessário; acionar fornecedores e prestadores de serviços (manutenção, limpeza, TI) mediante autorização; reportar necessidades de manutenção ou reposição com antecedência
15. 5. Apoio Direto ao Sócio
16. Suporte proativo em demandas administrativas e operacionais do sócio; gerenciar agenda com organização e antecedência; agendar e confirmar compromissos externos; preparar materiais de apoio para reuniões e apresentações; auxiliar em pesquisas simples e organização de informações quando solicitado; manter o sócio informado sobre pendências e compromissos do dia.
17. 6.Tecnologia e Produtividade
18. (diferencial valorizado) Utilizar ferramentas de IA (como ChatGPT, Claude, Gemini ou similares) para agilizar a elaboração de documentos, rascunhos de comunicações e organização de informações; operar plataformas de assinatura digital (Zapsign, DocuSign ou equivalentes); contribuir com sugestões de melhoria em processos e rotinas do escritório com base em ferramentas digitais disponíveis
19. Competências Técnicas
20. Domínio de ferramentas do pacote Office (planilhas de controle, redigir documentos); operação de sistemas jurídicos/CRM (Astrea, AdvBox, CPJ ou equivalente); uso de plataformas de assinatura digital (Zapsign, DocuSign ou similares); atendimento multicanal (telefone, WhatsApp Business, e-mail); habilidade com ferramentas de IA para produtividade (ChatGPT, Copilot, Gemini ou similares),  diferencial valorizado para automatizar rotinas, redigir comunicações e agilizar tarefas do dia a dia.
21. Ensino médio completo (requisito mínimo). É um diferencial estar cursando ou graduada em Secretariado Executivo, Administração ou correlatas.

Valorizado

1. Escolaridade Mínima: Ensino Médio (2º Grau)

Habilidades Desejadas

• Habilidade com ferramentas de IA para produtividade (ChatGPT, Copilot, Gemini ou similares)
• Domínio de ferramentas do pacote Office
• Operação de sistemas jurídicos/CRM (Astrea, AdvBox, CPJ ou equivalente)
• Uso de plataformas de assinatura digital (Zapsign, DocuSign ou similares)